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電子定款と公証役場の選び方｜どの公証役場がいいか迷ったら

はじめに

会社設立の際に作成する定款は、株式会社であれば公証人の認証を受ける必要があります。そして電子定款を選択することで、印紙税4万円を節約できるため、近年は電子定款の利用が主流となっています。

その電子定款の認証を受けるために必要なのが、「公証役場の選定」です。しかし「どこの公証役場に依頼すればよいのか？」という点で迷う方も多く、誤った選び方をすると申請を受け付けてもらえないケースもあるため注意が必要です。

本記事では、電子定款を認証する際の公証役場の選び方、予約方法、実務上のポイントについて解説し、迷わずスムーズに認証を進めるための手順をわかりやすくご紹介します。

電子定款の認証は「公証役場」で行う

株式会社設立の際に作成する定款は、設立前に公証人による認証を受ける必要があります。これは紙の定款でも電子定款でも同様です。

ただし、電子定款は紙ではなくPDF形式で作成し、電子署名を付与したうえで「申請用総合ソフト」を通じて送信するため、対応していない公証役場では認証を受けることができません。

✅ 現在は全国すべての公証役場が電子定款に対応

かつては一部の公証役場でしか電子定款に対応していませんでしたが、現在は全国のすべての公証役場で電子定款の認証が可能です。ただし、役場ごとに運用の違いや予約の取り方に差があるため、事前の確認は必須です。

公証役場の選び方｜どこを使えばいいのか？

✅ 原則：本店所在地の都道府県内の公証役場を選ぶ

電子定款の認証を受ける公証役場は、「本店所在地の都道府県内にある公証役場」である必要があります。
たとえば、本店所在地を「東京都渋谷区」とする場合、東京都内にある公証役場（渋谷公証役場、新宿公証役場など）であればどこでも問題ありません。

この原則は、紙の定款でも電子定款でも共通です。

✅ 市区町村レベルでの制限はなし

「渋谷区の会社だから渋谷公証役場でなければならない」という決まりはなく、同じ都道府県内であれば、どの公証役場でも認証が可能です。
ただし、一部の公証人は「実務上、近隣の公証役場をご利用ください」と案内するケースもあるため、事前に問い合わせて確認すると安心です。

公証役場の予約と事前準備の流れ

電子定款の認証をスムーズに受けるには、以下のような流れを踏むのが一般的です。

ステップ1：公証役場に連絡して予約を取る

まずは、本店所在地の都道府県内にある公証役場へ電話等で連絡し、「株式会社の定款認証を電子定款でお願いしたい」と伝えて、定款案等の確認をお願いします。

ステップ2：必要書類を事前に送付

以下の書類の写しを、公証役場の指定に従ってメールまたはFAXで送付します。

• 定款案（Word形式など）
• 発起人全員の印鑑証明書（写し）
• 本人確認書類（運転免許証など）

この段階で、公証人が定款内容をチェックし、表現の修正を求めることもあります。

ステップ3：定款案の確定と電子定款の作成

内容に問題がなければ定款案が確定し、電子署名を付与したPDF形式の電子定款を作成します。

ステップ4：申請用総合ソフトから送信

作成した電子定款は、法務省の「申請用総合ソフト」を利用して、公証役場にオンライン送信します。
この操作には、電子証明書付きのマイナンバーカードやICカードリーダーが必要です。

ステップ5：認証当日（予約日に出向くまたはオンライン認証）

予約日当日は、事前に合意した方法（来所またはオンライン）で認証を受けます。2023年以降は、オンラインによる定款認証が原則化されており、全国のすべての公証役場で対応可能です。
来所する場合は、あらかじめその旨を申し出る必要があります。

ステップ6：認証後の受け取り

認証が完了すると、以下が交付されます。

• 電子定款（認証済みデータ）…CD-Rなどに書き込んで交付
• 同一情報の提供書面（希望者のみ）…紙媒体で交付

なお、オンライン認証の場合、同一情報の提供書面は郵送での受け取りとなります。

よくある質問と注意点

Q1：どこの公証役場に依頼したか、登記と関係する？

A：**関係ありません。**登記はあくまで法務局で行うため、どの公証役場で認証を受けたかは登記申請には影響しません。

Q2：同じ都道府県でも混雑状況は異なる？

A：そのとおりです。大都市圏では繁忙期に予約が取りづらくなることもあるため、できるだけ早めに連絡を取りましょう。

Q3：電子定款に対応していないと認証できない？

A：現在（2025年時点）では、すべての公証役場が電子定款に対応しています。ただし、運用や細かなルールは役場ごとに異なることがあるため、事前確認は重要です。

まとめ

電子定款の認証を受ける際には、「本店所在地の都道府県内にある公証役場」を選ぶのが原則です。市区町村レベルでの制限はなく、どの公証役場でも構いませんが、予約・事前連絡・書類送付といった一連の手続きには細かな注意点があります。

弊所では、電子定款の作成から公証役場とのやり取り、オンライン申請までトータルで代行しております。
「どの公証役場を選べばいいか分からない」「電子署名や申請ソフトの操作が不安」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。
確実かつスムーズに、会社設立手続きをサポートいたします。

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