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公証役場の選び方と定款認証までの流れ【行政書士が解説】
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はじめに
会社設立の際、株式会社の場合は定款を公証役場で認証してもらう必要があります。
現在では全国すべての公証役場が電子定款に対応しており、印紙税4万円を節約できる電子定款認証が主流です。
この記事では、電子定款に対応した公証役場の選び方と、実際の認証手続きの流れを行政書士の視点で詳しく解説します。
公証役場はどこを選ぶべきか？
電子定款を認証してもらう公証役場は、本店所在地の都道府県内の公証役場で行う必要があります。
制度上、他の都道府県の役場では認証を受けることはできません。
✅公証役場の選び方のポイント
| 視点 | 解説 |
|---|---|
| 本店所在地の都道府県内 | 必須条件。他都道府県では認証不可。 |
| 公証人の対応の丁寧さ | ドラフト修正指示の明快さが重要。 |
| 予約のしやすさ | 繁忙期は1週間以上先になることも。 |
電子定款認証の一般的な流れ
電子定款を使って株式会社の定款認証を行う際の、実務ベースの標準的な流れは以下の通りです。
🔹ステップ①：公証役場へ認証希望の連絡
まずは電話で「電子定款認証をお願いしたい」旨を伝えます。必要書類や送付方法の確認もこの時点で行います。
🔹ステップ②：定款ドラフトと添付書類の送付
以下の資料をメールまたはFAXで公証役場に送付します。
- 定款案（Word形式など）
- 発起人の印鑑証明書（写し）
- 発起人の身分証明書（写し）
- 代理人がいる場合は委任状や行政書士証票の写し
🔹ステップ③：公証人によるチェック
公証人が定款の内容を確認し、必要に応じて修正指示（目的の表現、公告方法、記載形式など）を行います。
🔹ステップ④：定款案の確定
指摘内容を修正し、公証人からOKが出たら定款案を確定します。
🔹ステップ⑤：電子定款のPDF化と電子署名
確定した定款案をPDFに変換し、発起人（または代理人である行政書士）が電子署名を行います。
🔹ステップ⑥：申請用総合ソフトから電子定款を送信
電子署名済のPDF定款を、**法務省の「登記・供託オンライン申請システム（申請用総合ソフト）」**を使用して公証役場に送信します。
🔹ステップ⑦：公証役場での認証（予約必須）
予約した日時に公証役場を訪問し、CD-Rなどに記録された電子定款ファイルと、認証済定款の謄本（紙）を受領します。
これらは登記申請時に必要になります。
認証後に交付されるもの
- 認証済の定款謄本（通常2部以上推奨）
- 電子定款ファイル（CD-Rなどに書きこみ交付）
行政書士に依頼した場合のメリット
行政書士に依頼すれば、以下の作業をすべて代行可能です：
- 公証役場との事前連絡・調整
- 定款の法的チェックと文案作成
- 電子署名の実施
- 申請用総合ソフトを用いた送信と認証予約手配
- 認証当日の定款謄本の受領も代理可能
✅ 自力では不安な方や、スケジュールに余裕のない方には特におすすめです。
まとめ
電子定款をスムーズに認証するには、公証役場の選定と、実務に即した段取りを把握しておくことが重要です。
本店所在地の都道府県内の公証役場で、事前連絡と書類準備をしっかり行えば、印紙税を節約しつつスムーズに設立手続きを進めることができます。
初めての方や時間に余裕がない方は、行政書士のサポートを活用することで安心して手続きを完了させることができます。
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