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電子定款の作成ステップ完全ガイド【行政書士監修】
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はじめに
電子定款は、会社設立の際に費用を抑えつつ効率よく手続きを進めるための強力な手段です。
しかし、「実際どうやって作るの？」「どこから手を付けていいか分からない」という方も多いのではないでしょうか？
この記事では、電子定款の作成手順を全体の流れから具体的な作業内容まで、行政書士の視点でわかりやすく解説します。
電子定款作成の全体フロー
- 会社の基本事項を決める
- 定款の原案を作成
- 電子署名を付与
- 公証役場にオンライン申請
- 認証済み定款の受領
それでは順番に見ていきましょう。
ステップ1：会社の基本事項を決める
まずは定款に記載するための会社の基本情報を決定します。
- 商号（会社名）
- 本店所在地
- 事業目的
- 発起人の氏名・住所
- 資本金額
- 株式の発行内容
- 役員構成（取締役・監査役など）
これらをしっかり決めることが、正確な定款作成の土台になります。
ステップ2：定款の原案を作成する
会社の基本事項が決まったら、これをもとに定款を文書化します。
定款は会社の「憲法」にあたる文書なので、記載内容に誤りがないよう慎重に作成する必要があります。
【定款に必ず記載する3つの絶対的記載事項】
- 商号
- 目的
- 本店所在地
- 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
- 発起人の氏名・住所
【必要に応じて記載する相対的・任意的記載事項】
- 機関設計（取締役の人数、監査役の設置など）
- 株式の譲渡制限条項
- 公告方法 など
定款の雛形を使って作成する方法もありますが、目的や事業内容によって細かく調整が必要になるため、専門家のチェックを受けるのが理想的です。
ステップ3：PDF化し電子署名を付与
定款原案が完成したら、PDFファイルに変換し、発起人全員の電子署名を行います。
電子署名のために必要なもの：
- マイナンバーカード（署名用電子証明書付き）
- ICカードリーダー
- 電子署名ソフト（例：Adobe Acrobatなど）
署名は、必ずPDF化後に行う必要があります。電子署名を行った後にファイルを編集すると、署名が無効になるので注意しましょう。
ステップ4：公証役場へオンライン申請
署名済みPDFを公証役場に送信して、定款の認証申請を行います。
このとき、公証役場の専用システム（「登記・供託オンライン申請システム」など）を使います。
必要な書類例：
- 電子定款（PDF形式）
- 委任状（代理人が申請する場合）
- 発起人の印鑑証明書
- 設立趣意書・設立時代表取締役の選定に関する書面など
公証役場によって若干の書式指定があるため、事前に確認または電話連絡するのがおすすめです。
ステップ5：認証完了・定款の受領
問題がなければ、公証人による認証が行われ、認証済みの電子定款が返送されます。
このPDFファイルを印刷したもの、または電子データのままで、会社設立登記の際に法務局へ提出することができます。
よくある注意点と対処法
- 電子署名後のPDF編集は厳禁
→ 編集すると署名が無効になります。署名は最後に。 - マイナンバーカードの電子証明書は有効期限に注意
→ 5年ごとの更新が必要です。切れていると署名できません。 - 公証役場とのやり取りは計画的に
→ 時間帯や予約の都合もあるため、事前に電話連絡を。
行政書士に依頼すればもっと簡単
上記の流れはすべて自力でも可能ですが、初めての方にとっては非常に煩雑でミスが起こりやすいのが実情です。
行政書士に依頼すれば、
- 定款作成（目的などのアドバイス含む）
- 電子署名の代行（条件による）
- 公証役場との調整・申請代行
- 書類のチェックと補助
をすべて任せることができます。
費用はかかりますが、印紙税4万円が不要になるため、結果的にトータルコストを抑えながら、スムーズな設立が実現できます。
まとめ
電子定款の作成は、しっかりした手順を踏めば誰でも可能ですが、
実際には専門知識と準備が必要な作業です。
- 作成ミスを避けたい
- 時間を節約したい
- 確実に認証を取りたい
という方は、行政書士のサポートを活用することで、安心して電子定款の恩恵を最大限に受けることができます。
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