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電子定款の保管方法と保存期間は？

はじめに

電子定款を作成したあと、「データってどうやって保存しておけばいいの？」「何年くらい保管しないといけないの？」と疑問に思う方も多いでしょう。

この記事では、電子定款の正しい保管方法と、法律上求められる保存期間について、行政書士の視点でわかりやすく解説します。

電子定款の保管義務はあるのか？

会社設立後、作成した定款は、会社の基本規則を定める重要な文書であるため、会社法に基づいて会社自身が本店に備え置くことが義務付けられています。
つまり、電子定款も紙の定款も変わらず、会社が責任をもって保存する必要があるということです。

保管期間はどれくらい？

書類	保存期間
定款	永久保存
株主総会議事録（通常）	10年間
会計帳簿・決算書類	7年間（または10年間）

定款は「永久保存」が原則です。

設立時に作成した定款は、会社が存続している限り保管しなければなりません。
また、定款を変更した場合も、変更後の内容を反映させた最新版を保存する必要があります。

電子定款の保存方法

１．電子データでの保存

電子定款は基本的にPDF形式のデータで作成されています。そのため、データのまま以下の方法で保存します。

・社内サーバー
・外付けハードディスク
・クラウドストレージ（Google Drive、Dropboxなど）

できれば、複数箇所にバックアップを取っておくと安心です。

２．ハードコピー（紙での保存）もおすすめ

PDFをプリントアウトして、紙でも保管しておく方法も有効です。
これにより、万が一データが消失した場合でも、紙の定款から電子定款へ復元できます。

保存時の注意点

・電子署名・電子認証情報も一緒に保管

定款そのものだけでなく、電子署名に関連する認証データも合わせて保存しておくと万全です。

・ファイル名・フォルダ名を明確に管理

「設立年月日_会社名_定款」といった形で保存しておくと、後の確認がスムーズです。

・パスワード管理の徹底

データを外部流出させないために、保存フォルダやクラウドサービスにはしっかりパスワード管理を行いましょう。

電子定款を紛失した場合は？

もし電子定款データを紛失してしまった場合でも、認証を受けた公証役場に連絡すれば、再発行（認証済みの謄本発行）を依頼することが可能です。
ただし、再発行には手数料がかかる場合があり、再発行までに日数もかかることがあるため、日頃から慎重に保管しておくことが重要です。

定款の変更と保存管理について

会社設立後、以下のような場合には定款の内容変更が必要です。

・会社名の変更
・事業目的の追加・変更
・本店所在地の移転
・発行可能株式総数の変更 など。

変更時には、**新たな定款（または変更後の全文を反映させた定款）**を作成し、再度保存管理をしっかり行う必要があります。
旧定款も証拠保全の意味で残しておくことをおすすめします。

まとめ

電子定款は、作成後に会社が責任を持って永久保存することが求められています。
データの安全管理を徹底するとともに、必要に応じて紙でも保存しておくと万全です。
また、定款の変更があった場合は、その都度最新版を保存・管理し直すことも重要です。
弊所では、電子定款作成だけでなく、その後の保存・管理についてのアドバイスも行っています。
安心して会社運営をスタートさせるために、ぜひ行政書士によるサポートをご活用ください。

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